Exchange Server (Phần 9)

Bài viết liên quan: Exchange Server (Phần 8)/Exchange Server (Phần 10)

Message Policies

Thông thường khi gởi Email cho một ai đó bạn thường chèn một dòng chữ ký, thông tin, điện thoại & Slogan của công ty mình bên dưới để người nhận có đủ thông tin mà liên hệ lần sau.

Tuy nhiên trong một hệ thống lớn không phải User nào cũng điền đầy đủ thông tin này và không phải người nào cũng điền thông tin. Chính vì thế để cho đơn giản ta chỉ cần cấu hình tại Exchange Server khi đó toàn bộ các User trong hệ thống hoặc một Group nào đó khi gởi mail cho đối tác sẽ được chèn thêm Signature bên dưới theo một nội dung nhất định mà ta làm trước đó.

Để làm công việc này tại màn hình Organization Configuration chọn Hub Transport chọn tiếp Transport Rules

Nhấp phải vào cùng trống chọn New Transport Rule



Đặt tên cho Rule mới này ví dụ là Chu ky chẳng hạn



Tại màn hình Conditions bạn để trống và nhấp Next



Nhấp Yes



Tại cửa sổ Actions bạn chọn lựa chọn append disclaimer text using font, size, color, with separator and fallback to action if unable to apply

Tiến tục nhấp vào link Disclaimer



Nhập nội dung chữ ký vào



Chuyển đổi màu Gray mặc định thành Red cho nổi bật



Tiếp tục chọn thêm lựa chọn except when the message is from mmber of distribution list



Và chọn Group Ky Thuat. Như vậy chỉ có các Mailbox thuộc Group Ky Thuat mới bị tác động bởi Policies này mà thôi



Màn hình sau khi hoàn tất



Bây giờ từ gccom1 tôi sẽ gởi một mail đến gccom4 và nhận thấy Email sẽ tự được chèn thêm dòng Signature bên dưới



Bây giờ ta sẽ ứng dụng Message Policies trong việc giám sát nhân viên bằng cách ngăn cấm một User hoặc Group nào đó gởi mail ra ngoài và gởi một bản về cho Administrator

Cũng tại màn hình Transport Rules nhấp phải vào cùng trống chọn New Transport Rule đặt tên cho Rule mới này



Trong cửa sổ Conditions chọn from a member of distribution list và tùy chọn sent to users inside or outside the organization

Nhấp chọn Link distribution list và chọn Group Ky Thuat



Tại cửa sổ Actions chọn copy the message to addresses và tùy chọn send bounce message to sender with enhanced status code

Chọn User Administrator trong link Copy the message to ….

Nhấp vào link Delivery not authorized, message refused



Nhập nội dung mà bạn muốn nhắc nhở các User vi phạm vào



Màn hình sau kho hoàn tất



Tại cửa sổ Exceptions bạn để trống



Lúc này ta thấy trong Transport Rules xuất hiện thêm một Rule mới



Tiếp đến bạn vào Servies restart lại dịch vụ Microsoft Exchange Transport lại



Lúc này tại gccom4 tôi gởi một Mail cho người bạn có email là mr.kythuatvien@yahoo.com. Ngay lập tức Exchange sẽ Reply lại gccom4 một Email thông báo rằng Mail của gccom4 không thể gởi được và kèm theo nhắc nhở mà ta đã gán cho Exchange từ trước



Lúc này tại MOO của Administrator cũng nhận được Email mà gccom4 gởi cho mr.kythuatvien@yahoo.com



Bây giờ ta sẽ đặt thuộc tính theo dõi Email của một User nào đó bằng cách chọn Tab Journaling nhấp phải vào vùng trống chọn New Journal Rule



Đặt tên cho Rule này và chọn Administrator trong Send journal reports to e-mail address



Check tiếp ô Journal messages for recipient và nhấp Browse



Chọn gccom2



Màn hình sau khi hoàn tất



Lúc này trong cửa sổ Journal sẽ xuất hiện Rule mà bạn vừa mới tạo



Bây giờ gccom2 gởi mail cho bất kỳ ai đều không bị ngăn cấm gì cả tuy nhiên toàn bộ nội dung mà gccom2 gời cho ai đó sẽ được sao chép thành một bản gởi về cho Administrator